實現(xiàn)檔案文件前端控制的重要手段

  前端控制是文件生命周期理論的重要內(nèi)容，文件的形成 是前端，歸檔、鑒定、整理、保管等是后端，永久保存或銷 毀是末端。由于電子文件的易更改性，電子文件顯得“稍縱 即逝”，檔案密集架管理人員若不積極介入文件的形成和保管過程，文 件將可能不存在，故前端控制是確保電子文件真實可靠、完 整安全的重要保障。根據(jù)電子文件的特點和管理要求，建設(shè)數(shù)字檔案室，形成一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生 到歸檔，再到永久保管或銷毀的整個生命周期進行管理，監(jiān) 控和記錄該電子文件創(chuàng)建、登記、修改、審核、簽署、分發(fā) 等一切操作過程，將電子文件中不可視的部分變?yōu)榭梢暤脑?數(shù)據(jù)保存下來，同時，元數(shù)據(jù)不間斷地對電子文件的物理管 理進行自我記錄。這些管理和追蹤記錄，對于證明電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性極其重要

  勘測設(shè)計類檔案利用于勘測設(shè)計、項目設(shè)計成果增加出 版、各級各類職稱評審、項目申報、項目成果報獎、項目驗收、工程回訪等工作過程中,對各門類檔案的需求呈現(xiàn)“集中 噴發(fā)”、“間歇井噴”、“短期急需”等特點。通過對近年 來勘測設(shè)計企業(yè)檔案密集架管理現(xiàn)狀與利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，可以發(fā) 現(xiàn)檔案利用類型非常豐富、利用率非常頻繁，除以上幾種檔案利用基本利用形式外，還衍生出知識挖掘、知識參考咨詢等更深層次的利用需求。為滿足日益多樣化、深層次的檔案利用需求，建設(shè)數(shù)字檔案室已成為“十三五規(guī)劃”中信息化建設(shè)的重點項目