智慧檔案庫(kù)房基本功能初探

  一、檔案安全的內(nèi)涵 

  檔案安全包括檔案實(shí)體安全和檔案信息安全兩個(gè)方面。檔 案實(shí)體安全是指承載檔案信息的各種載體不受損壞、破壞或丟 失，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，檔案安全可用。檔案信息安全是指 檔案信息內(nèi)容完整、可控，未被破壞或未被非法知曉、使用。 在檔案實(shí)體安全方面，一是資源安全，要對(duì)檔案從收集歸檔到 鑒定銷毀全過(guò)程進(jìn)行管理，轉(zhuǎn)變?nèi)霂?kù)管理的思維，從源頭保障 檔案資源安全。二是保管環(huán)境安全，隨著全國(guó)檔案設(shè)施升級(jí)提 升，需要通過(guò)“大云物移智鏈”等信息化技術(shù)進(jìn)行智慧化管 理，建立全方位智能管理庫(kù)房。在檔案信息安全方面，電子文 件已有逐漸代替紙質(zhì)文件趨勢(shì)，成為檔案主體，需要確保檔案 有關(guān)信息系統(tǒng)的環(huán)境與設(shè)備安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù) 安全和數(shù)據(jù)載體安全等，從而保證電子檔案的真實(shí)、可靠、完 整、可用。智慧檔案安全體系是智慧檔案體系的基礎(chǔ)，是智慧 檔案體系高效、穩(wěn)定運(yùn)行的保障，直接影響著智慧檔案作用的 發(fā)揮。檔案安全體系是為維護(hù)檔案安全、確保檔案資源不受損 壞而建立起來(lái)的保障體系，要堅(jiān)持“安全第一、預(yù)防為主”的 檔案安全工作方針，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。

  二、目前存在的問(wèn)題 

  檔案庫(kù)房應(yīng)滿足防火、防盜、防高溫、防潮防水、防光、 防塵、防有害生物（蟲、鼠）、防有害氣體等“八防”功能， 檔案業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)配備容災(zāi)備份、應(yīng)急電源、CAD繪圖儀、 工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)等設(shè)備。傳統(tǒng)的庫(kù)房管理比較落后， 檔案裝具及“八防”設(shè)備都已無(wú)法與信息化時(shí)代相適應(yīng)。檔案 裝具使用無(wú)法移動(dòng)的檔案柜，占用面積大，在辦公用房緊張的 情況下影響檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，或使用手搖式密集架，檔案取 用費(fèi)時(shí)費(fèi)力。防火使用普通滅火器，防盜使用木質(zhì)門及機(jī)械鑰 匙，防高溫使用家用空調(diào)，防潮使用除濕機(jī)，防光使用防光窗 簾，其他防護(hù)措施幾乎沒(méi)有。智能庫(kù)房開始采用智能設(shè)備以提 升庫(kù)房管理效率，但仍然存在不容忽視的問(wèn)題。一是現(xiàn)有檔案 庫(kù)房管理系統(tǒng)多使用在局域網(wǎng)，使用不方便，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng) 的普及，檔案管理人員需要通過(guò)多端擴(kuò)展訪問(wèn)，隨時(shí)隨地的對(duì) 庫(kù)房進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。二是設(shè)備（消防、燈光、溫濕度、門禁） 服務(wù)器均獨(dú)立運(yùn)行，無(wú)法由一個(gè)主服務(wù)器同時(shí)控制，缺少有針 對(duì)性的遠(yuǎn)程控制、自動(dòng)預(yù)警等功能，各系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，由于 未能打通數(shù)據(jù)通路，在業(yè)務(wù)協(xié)同方面，產(chǎn)生了信息孤島，降低 了信息的使用效率。三是智能設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障，無(wú)法統(tǒng)計(jì)分 析是設(shè)備自身因素還是環(huán)境影響，不利于今后設(shè)備運(yùn)維。四是 空調(diào)、加濕除濕機(jī)等設(shè)備常年開放，無(wú)法按照周邊的情況實(shí)時(shí) 調(diào)整溫濕度設(shè)置，從而導(dǎo)致能耗較高，不符合節(jié)能環(huán)保的基本 要求。

  三、智慧庫(kù)房基本功能 

  智慧檔案庫(kù)房建設(shè)，應(yīng)是構(gòu)建深度交互、開放共享、廣 泛互聯(lián)的泛在庫(kù)房物聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)物與物、人與物、人與人的全 面互聯(lián)、深度感知；以需求為導(dǎo)向提供人性化服務(wù)應(yīng)用，滿足 各類人員的差異化服務(wù)需求，系統(tǒng)性地為實(shí)體檔案的整個(gè)生 命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫(kù)房管理的 “智慧”服務(wù)。通過(guò)“大云物移智鏈”等技術(shù)全面開展人員、 檔案、庫(kù)房環(huán)境、設(shè)備等實(shí)體檔案管理過(guò)程中相關(guān)因素的全過(guò) 程管理，并通過(guò)大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值， 識(shí)別潛在隱患并及時(shí)解決，并為優(yōu)化庫(kù)房運(yùn)行成本、后期設(shè)備 選型、節(jié)能改造、庫(kù)房擴(kuò)容等方面提供決策參考。 （一）人員管理。目前庫(kù)房人員管理仍停留在線下，操 作及管理較不嚴(yán)格。智慧檔案庫(kù)房人員管理，一是要全面梳理 人員在庫(kù)房?jī)?nèi)的工作流程，將各類制度要求的流程固化在系統(tǒng) 中，實(shí)現(xiàn)檔案管理、庫(kù)房巡檢、維修等與庫(kù)房有關(guān)的操作全面 實(shí)現(xiàn)線上操作，并將操作與視頻監(jiān)控、門禁及RFID設(shè)備等狀態(tài) 聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案絕對(duì)安全。二是對(duì)未處理工作及定期工作進(jìn)行 待辦提醒，確保工作的閉環(huán)處理。三是設(shè)置人員通訊錄，檔案 人員入職資質(zhì)審核、工作履歷、獲得榮譽(yù)、離職工作移交審核 進(jìn)行全過(guò)程管理，確保工作合規(guī)性。 （二）實(shí)體檔案管理。目前實(shí)體檔案管理仍停留在人工 管理階段，檔案數(shù)量龐大管理不易，容易造成檔案數(shù)量、質(zhì)量 臺(tái)賬不清晰等情況。智慧檔案庫(kù)房通過(guò)研究實(shí)體檔案全生命周 期管理，利用物聯(lián)網(wǎng)和RFID、二維碼等技術(shù)實(shí)現(xiàn)館藏檔案的移 交、消毒、上架、盤點(diǎn)、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理， 實(shí)現(xiàn)檔案與密集架的一一對(duì)應(yīng)，定期提醒檔案的盤點(diǎn)、消毒、鑒 定等工作，明確各方職責(zé)，把檔案管理流程固化到系統(tǒng)中。 （三）庫(kù)房環(huán)境管理。1.防火。智慧檔案庫(kù)房應(yīng)具備 火災(zāi)預(yù)警功能，利用紅外熱成像裝置等設(shè)備，全面覆蓋庫(kù)房 區(qū)域，設(shè)定溫度閾值，在線路老化、設(shè)備故障等情況下提前 預(yù)警溫度異常情況，及時(shí)通知檔案人員及消防人員排查消防 隱患，從而保證庫(kù)房安全。2.防盜。視頻監(jiān)控實(shí)現(xiàn)庫(kù)房全覆 蓋，門禁實(shí)現(xiàn)人臉、指紋、密碼三重防護(hù)并有遠(yuǎn)程授權(quán)開門功能，門禁開門自動(dòng)關(guān)聯(lián)截取固定時(shí)長(zhǎng)視頻進(jìn)行保存，確 保入庫(kù)工作合規(guī)高效。結(jié)合RFID技術(shù)確保檔案出入合規(guī)，未 經(jīng)過(guò)審核的檔案出入庫(kù)將有系統(tǒng)報(bào)警及現(xiàn)場(chǎng)聲光報(bào)警，保證 檔案安全。3.防高溫、防潮。監(jiān)測(cè)樓宇溫濕度、室外溫濕度 與庫(kù)房溫濕度差距，合理設(shè)置庫(kù)房溫濕度范圍，降低能耗。 監(jiān)測(cè)庫(kù)房各類設(shè)備能耗情況，進(jìn)行同一時(shí)間不同庫(kù)房、同一 庫(kù)房不同時(shí)間之間能耗對(duì)比，用于分析能耗規(guī)律，從而采取 措施降低能耗。4.防有害氣體。采用空氣質(zhì)量檢測(cè)裝置進(jìn)行 庫(kù)房?jī)?nèi)外環(huán)境監(jiān)測(cè)，對(duì)比庫(kù)房有害氣體成分，進(jìn)行針對(duì)性 的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機(jī)等形式進(jìn)行凈化。 （四）設(shè)備管理。設(shè)備采購(gòu)、運(yùn)行、巡檢、維修、報(bào)廢等 過(guò)程全生命周期管理。通過(guò)遠(yuǎn)程巡檢與現(xiàn)場(chǎng)巡檢相結(jié)合方式進(jìn) 行設(shè)備狀態(tài)檢測(cè)，提高問(wèn)題發(fā)現(xiàn)效率，減少人員出入庫(kù)次數(shù)， 從而減輕檔案人員負(fù)擔(dān)并且保證庫(kù)房環(huán)境穩(wěn)定。構(gòu)建庫(kù)房設(shè)備 接口管理，實(shí)現(xiàn)各類硬件的通信訊號(hào)和故障指示及網(wǎng)絡(luò)狀況的 統(tǒng)一監(jiān)控，確保設(shè)備正常在線。 （五）智能輔助決策。通過(guò)收集庫(kù)房各類數(shù)據(jù)，設(shè)計(jì)各 類專題場(chǎng)景，為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員提供輔助決策。設(shè)備管理專題 包括設(shè)備故障率分析、設(shè)備狀態(tài)分析、設(shè)備維修成本分析等， 環(huán)境管理專題包括庫(kù)房容量使用年限分析、庫(kù)房出入庫(kù)頻率分 析、報(bào)警分析等，檔案管理分析包括檔案門類數(shù)量對(duì)比分析、 增長(zhǎng)率分析、利用率分析等，人員管理專題包括人員流動(dòng)分 析、人員管理水平分析等。 （六）全網(wǎng)互聯(lián)。一是與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)。與OA、短信 平臺(tái)等系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)警消息短信推送、待辦消息提醒等功 能。二是與移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)，通過(guò)移動(dòng)作業(yè)平臺(tái)等方式，采用 手持移動(dòng)終端隨時(shí)隨地全面監(jiān)測(cè)各庫(kù)房運(yùn)行情況，相關(guān)巡檢記 錄視頻隨時(shí)上傳庫(kù)房管理系統(tǒng)，提高工作時(shí)效性便捷性。