檔案密集柜于軍休系統(tǒng)的應(yīng)用前景分析

2018 年 12 月 18 日，哈爾濱市軍人事務(wù)局正式掛 牌成立了，軍休系統(tǒng)連同安置辦、軍供站等部門正式加入事務(wù)局的麾下，這里程碑式的一幕，標(biāo)志著中國(guó)非現(xiàn)役軍人的管理體系正式邁入系統(tǒng)化、正規(guī)化。

管理體系的正規(guī)化、系統(tǒng)化涉及方方面面，檔案 管理就是其中重要的一環(huán)。以往我們一提及檔案管理 往往側(cè)重于“人”的方面，即人的主觀能動(dòng)性決定了 檔案管理的好與壞，如完善管理制度、豐富管理手 段、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)等等，這些對(duì)于檔案管理確實(shí)起到 了積極的作用，效果顯著，但在這里我想說的是，關(guān) 于“人”的開發(fā)與利用，我們其實(shí)已經(jīng)做得夠多也夠 好了，基本也到了“極致”，提升空間極其有限了， 隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，科技發(fā)展日行千里，我們是不 是可以將側(cè)重點(diǎn)向“物”身上傾斜？檔案密集柜的存 在為有效提升檔案管理提供了積極參考。

密集柜英文“MovableRack”日語“移動(dòng)棚”，又 名密集架，最早起源于島國(guó)日本，因日本國(guó)土面積小 使用密集柜可以節(jié)省七成以上的空間，所以在日本得 到了飛速的發(fā)展，日本人把它理解為一種可移動(dòng)的貨 架，企業(yè)店鋪使用非常普及。上世紀(jì) 80 年代隨著改革 開放密集柜帶著奢侈品的標(biāo)簽傳入中國(guó)，它以檔案柜 的代替品出現(xiàn)在了大型國(guó)有企業(yè)的辦公室，隨后國(guó)內(nèi) 一些大型企業(yè)迅速仿制。隨著現(xiàn)代社會(huì)的飛速發(fā)展， 信息資料也不斷地增加，為人們的使用和信息的交流 帶來方便的同時(shí)，也為儲(chǔ)存、查閱及管理帶來了新的 問題，而密集柜的出現(xiàn)為我們解決了這個(gè)難題，它儲(chǔ) 存量大，使用方便，節(jié)約空間，而且方便管理，已經(jīng) 成為國(guó)家政府部門和大型企事業(yè)單位儲(chǔ)存資料的最佳 選擇。根據(jù)國(guó)家檔案局 DA/T7-92 檔案密集架行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 和 GBT13667.3 圖書密集架國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)生產(chǎn)的，適用 于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位圖書資料室、檔案室等存放圖書 資料、檔案、檔案財(cái)務(wù)憑證、貨物的新型裝具。

有人說檔案密集柜相對(duì)于傳統(tǒng)檔案柜也相差不 大，說白了還不就是個(gè)裝材料的柜子，投入成本也 高，沒啥更換的價(jià)值和意義，但是果真如此嗎？我查 閱了密集柜相關(guān)的資料文件，總結(jié)了一下檔案密集柜 的幾大優(yōu)勢(shì)：

一、性價(jià)比極高。當(dāng)初作為奢侈品來到中國(guó)的密 集柜，隨著祖國(guó)改革開放的大踏步發(fā)展，已經(jīng)從進(jìn)口 轉(zhuǎn)為自主生產(chǎn)，從手工焊接到全自動(dòng)組裝，密集柜的 成本已經(jīng)大大降低，而且體型從大到小滿足各種場(chǎng)合 需求，質(zhì)量較好的密集柜每平方只有 900 元，性價(jià)比 極高，完全可以接受。

二、空間利用率高�？沙浞掷脦旆靠臻g，與傳 統(tǒng)檔案文件柜相比，其資料存放容量能增加 50％以上 且不易傾斜，有防震功能，就拿我們休養(yǎng)所來說，主 體辦公樓二層小樓，整體辦公面積不大，檔案室面積 大約 12 平方米，搞了 3 個(gè)鐵皮柜就占去了三分之一 以上的空間，如果換成密集柜 3 個(gè)平方的足矣。

三、延長(zhǎng)資料保存壽命。每列的接觸均有密封裝 置，頂部有防塵板，底部有防鼠裝置，因而具有良好 的防塵、防鼠、防潮功能。如果追求更高的標(biāo)準(zhǔn)，更 可以設(shè)置無線智能環(huán)境傳感器、恒濕消毒凈化一體 機(jī)、區(qū)域智能控制器以及智能空調(diào)控制模板，對(duì)檔案 庫房的環(huán)境進(jìn)行管理調(diào)節(jié)，保護(hù)資料不受傷害。

四、抵御火災(zāi)，增加檔案搶救成功率。移動(dòng)密集 架的所有零部件的表面均經(jīng)過嚴(yán)格的除油、酸洗、磷 化等九道工序后采用 180℃高溫靜電亞光噴涂處理， 耐腐蝕。又因每列有密封裝置，平常整體靠攏鎖住。 如遇火災(zāi)，密集架的表面經(jīng)高溫處理過，有防火功 能。進(jìn)階版可以安裝煙霧感應(yīng)檢測(cè)系統(tǒng)，當(dāng)出現(xiàn)意外 情況的時(shí)候可以及時(shí)地發(fā)出警報(bào)，檔案庫房的管理人 員可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。

五、極大提升辦公效率。離休退休干部檔案，經(jīng) 常需要不斷地進(jìn)行存取。通常工作人員都是把資料放 在文件柜或者檔案柜里，但是隨著檔案一多，找起來 就會(huì)很麻煩，甚至還有丟失的情況。如果將檔案都放 入檔案密集柜里進(jìn)行存儲(chǔ)，只要在存放的時(shí)候掃描一 下條形碼（第一次放入時(shí)需添加條形碼），密集柜的 系統(tǒng)就會(huì)智能記住檔案的位置，從那以后再也不擔(dān)心 浪費(fèi)時(shí)間以及丟失檔案了。

運(yùn)用了密集檔案柜對(duì)于檔案管理水平起到了極大 的促進(jìn)作用，但是針對(duì)密集檔案柜配套的管理制度相 對(duì)于以往的管理制度也要相應(yīng)的進(jìn)行調(diào)整，如制定完 善的手動(dòng)密集架管理、借閱、保密、歸檔等相關(guān)制 度，對(duì)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)要進(jìn)一步細(xì)化規(guī)定，內(nèi) 容涵蓋歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)、 借閱登記等各個(gè)方面，真正做到了檔案管理工作有據(jù) 可循，按章辦事。其次，強(qiáng)化管理手段。針對(duì)編制檔 案多且雜的特點(diǎn)，采取分類管理的辦法。對(duì)文件、圖 片、電子文稿等不同類型的文檔及時(shí)接收，對(duì)收集到 的檔案資料，統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一歸類。為手動(dòng)密集架做 好分區(qū)，切實(shí)做到檔案齊全、條目清晰、查找便捷。 最后，就是要求檔案管理人員增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。配備專 職檔案管理人員并進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，確 保手動(dòng)密集架使用規(guī)范。

兩手抓，兩手都要硬，相信隨著密集檔案架的普 及以及相應(yīng)管理手段的提升，面對(duì)日漸龐大的軍休群 體，我們軍休檔案人將更加自信、更高效、更正規(guī)地 為軍休人員服務(wù)，“全心全意”四個(gè)字才會(huì)顯得更加 鮮活、更具時(shí)代氣息。