智能化測繪檔案庫房建設(shè)初探

近年來，測繪地理信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，測繪地理信息獲取手段更加多樣化。特別是基礎(chǔ)測繪、地理國情普查工作開展以來，形成了一批規(guī)模龐大、內(nèi)容豐富、數(shù)量繁多、更新頻率高的測繪檔案。為了更好地管理和利用這些檔案，各級測繪檔案管理部門建立了檔案管理系統(tǒng)。但是，從總體上講，測繪檔案管理水平嚴重滯后于當(dāng)前測繪地理信息技術(shù)的發(fā)展，特別是在測繪檔案庫房的智能化建設(shè)和研究方面幾乎空白，無法適應(yīng)新形勢下測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理要求，迫切需要強化測繪檔案庫房管理的效能，提高測繪檔案庫房信息化、智能化管理水平。

測繪檔案庫房管理現(xiàn)狀及問題

2011年，《國家基本專業(yè)檔案目錄(第一批)》出臺，將測繪檔案納入國家基本專業(yè)檔案目錄。測繪檔案作為專業(yè)檔案的一種，既具有與其他專業(yè)檔案一樣的共性，也有其特殊性。在對實體的存放和保管上，一般按載體類型對不同種類測繪檔案采用單獨庫房或分區(qū)域存放，包括測繪科技檔案庫房、測繪紙質(zhì)成果庫房和磁介質(zhì)庫房。每個庫房在地面上鋪設(shè)軌道，在軌道上安放可以手柄搖動的密集架，密集架則一般由若干行若干列形成多個單元格，每個單元格上可放置一到多個檔案盒、紙質(zhì)地形圖或磁介質(zhì)。

其中，測繪科技檔案以案卷(檔案盒)的形式存放在相應(yīng)柜架上，每個檔案盒大小不一，該類檔案可提供借閱。測繪紙質(zhì)成果以分幅紙質(zhì)地形圖的形式存放在相應(yīng)柜架單元格上，幅面長寬一般為80×60(c m)，一個單元格可存放相同圖幅編號的多張圖紙，該類成果為永久提供。磁介質(zhì)庫房存放的光盤、磁盤和硬盤，僅用于測繪檔案數(shù)據(jù)備份，不對外提供利用。

目前，測繪檔案庫房主要采用傳統(tǒng)的手工方法進行管理，包括對檔案的上下架、定位等，以及根據(jù)檔案庫房的“十防”要求，對庫房進行定期巡查、溫濕度檢查、盤查等工作。多數(shù)測繪檔案管理部門已對測繪檔案進行了規(guī)范化整理，并建成了具有接收整理、組卷歸檔、提供利用等功能的檔案管理系統(tǒng)。但是在檔案庫房的信息化、智能化建設(shè)方面尚屬空白，很多檔案組卷完成進入庫房之后，系統(tǒng)沒有記錄其所處的柜架和單元格位置，通過現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)只能知道它是否存在、是什么類別、編號多少等描述信息，至于它具體存放在哪里、有幾份、實物是否完好等一系列信息都未能得知。概括起來，主要存在以下幾方面問題：

1.可視化程度低

未能將測繪檔案庫房的結(jié)構(gòu)信息、檔案實體存放的具體柜架和單元格位置等信息納入到檔案管理系統(tǒng)進行管理，除了庫房管理人員外，其他人員很難了解庫房的布局和結(jié)構(gòu)。查找檔案時，雖然一部分實體可以依據(jù)密集架上貼有的內(nèi)容標簽來定位，但效率較低。有些實體檔案甚至都沒有內(nèi)容標簽提示，僅依靠庫房管理人員的個人記憶或查詢相應(yīng)記錄來判斷。

2.存在泄密隱患

測繪檔案多為涉密性質(zhì)，不僅包含了大量秘密檔案，如1:5000、1:10000等紙質(zhì)地形圖，還包含大地測量控制點、1:50000紙質(zhì)地形圖等機密檔案。這些檔案資料的出入庫有嚴格的流程，以紙質(zhì)地形圖的“出”(利用)為例。出庫時，工作人員根據(jù)利用清單人工逐幅去庫架抽取地形圖并集中放置，然后由兩名工作人員逐幅圖與利用清單進行核對，最后由領(lǐng)用人員核對確認，確保不能出錯。這樣依賴于人工層層把關(guān)，是在過去技術(shù)手段未能保障時的無奈選擇。但在信息技術(shù)迅速發(fā)展，特別在 RFID  技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟并廣泛應(yīng)用的今天，過度依賴于人工管理已經(jīng)不合時宜，效率低下的同時也并不能完全杜絕泄密的風(fēng)險。