高校檔案密集架信息化建設(shè)問(wèn)題的解決策略

三、高校信息化建設(shè)問(wèn)題的解決策略

(一)加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)

高校在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中需基礎(chǔ)設(shè)施作為支持和保障。在設(shè)施完善的基礎(chǔ)上，才能促進(jìn)信息化管理的有效實(shí)

現(xiàn)，體現(xiàn)出管理的高效性。

就硬件建設(shè)來(lái)講，高校需結(jié)合自身實(shí)際情況，選擇先進(jìn)系統(tǒng)進(jìn)行管理，同時(shí)需對(duì)系統(tǒng)的實(shí)用程度、耐用性以及操作便捷性等有充分認(rèn)識(shí)和了解，然后針對(duì)這些方面進(jìn)行系統(tǒng)比較，最后選擇優(yōu)質(zhì)系統(tǒng)，這樣才能使設(shè)備在使用時(shí)充分發(fā)揮其作用，達(dá)到有效管理的目的。高校除了從外部購(gòu)置系統(tǒng)之外，在條件允許的情況下，可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行自我開(kāi)發(fā)，量身定制和自身情況相符的系統(tǒng)，在使用過(guò)程中如果感覺(jué)有缺陷可以對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，在此情況下能夠使檔案信息化建設(shè)更便捷、高效[5]。

就軟件方面來(lái)講，需注重對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)，并且聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)在信息化建設(shè)中的具體問(wèn)題，然后在商討中找到解決問(wèn)題的具體策略，進(jìn)而使信息化建設(shè)的整體質(zhì)量與效率得到保證。除了注重設(shè)施建設(shè)之外，也需對(duì)人力、財(cái)力、物力等進(jìn)行科學(xué)、合理安排，加強(qiáng)對(duì)管理中各個(gè)方面的監(jiān)管，保證信息化建設(shè)在開(kāi)展時(shí)的高水準(zhǔn)和高效率。

(二)實(shí)現(xiàn)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化

高校檔案管理部門(mén)需在充分利用當(dāng)前信息管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，對(duì)信息化建設(shè)中的體系進(jìn)行規(guī)范和完善，進(jìn)而使信息化建設(shè)在實(shí)施過(guò)程中做到有所依據(jù)。高校在此過(guò)程中需加強(qiáng)電子校務(wù)建設(shè)，對(duì)校內(nèi)當(dāng)中的數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)與協(xié)調(diào)[6]。

并且在建設(shè)時(shí)將國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為依據(jù)，制定數(shù)據(jù)傳遞標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)將校園網(wǎng)作為依托，加強(qiáng)教學(xué)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等的銜接，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員可以將獲得的信息內(nèi)容制作成電子數(shù)據(jù)。其它部門(mén)也能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，使信息化服務(wù)實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

(三)重視網(wǎng)絡(luò)維護(hù)

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域帶來(lái)了便利，信息化在高校檔案管理中的運(yùn)用，能夠使整個(gè)管理工作更具活力性。由此可見(jiàn)，信息化建設(shè)的有效實(shí)現(xiàn)需有成熟、先進(jìn)的管理系統(tǒng)作為保證。為了降低安全隱患發(fā)生概率，高校應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不定時(shí)檢查與更新，及時(shí)更換不適用系統(tǒng)。聘請(qǐng)專(zhuān)家是使數(shù)據(jù)安全得到保證的有效途徑。因?yàn)閷?zhuān)家對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全有獨(dú)到的方法和見(jiàn)解，在維護(hù)時(shí)專(zhuān)業(yè)性也更強(qiáng)，一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)漏洞能及時(shí)處理，進(jìn)而使信息安全得到有效保證。除此之外，管理人員需認(rèn)識(shí)到信息數(shù)據(jù)保密的重要性，不隨意向他人泄露信息，實(shí)現(xiàn)職業(yè)操守和職業(yè)素養(yǎng)的不斷提高。

(四)提升工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

首先，注重檔案管理領(lǐng)導(dǎo)干部建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)干部建設(shè)的有效實(shí)施能夠保證各項(xiàng)政策的貫徹和落實(shí)，關(guān)系著信息化建設(shè)整體質(zhì)量的好壞。因此高校應(yīng)為檔案部門(mén)配備責(zé)任心強(qiáng)且具有前瞻性的領(lǐng)導(dǎo)，將信息化建設(shè)實(shí)施情況與個(gè)人業(yè)績(jī)之間掛鉤，促進(jìn)檔案管理和信息技術(shù)之間的有效結(jié)合。

其次，注重對(duì)計(jì)算機(jī)人才的培養(yǎng)與配備。信息化建設(shè)中需運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識(shí)，在文件歸檔、館藏資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案利用等方面都會(huì)涉及計(jì)算機(jī)知識(shí)[7]。高校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)為檔案部門(mén)積極配備靈活掌握計(jì)算機(jī)的人員，并且對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這樣才能使其充分了解檔案工作在開(kāi)展時(shí)的具體業(yè)務(wù)、流程，在推進(jìn)信息化建設(shè)過(guò)程中貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

再次，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)工作。在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，不能單純依賴(lài)計(jì)算機(jī)人員。因此檔案部門(mén)需對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且運(yùn)用針對(duì)性措施使培訓(xùn)效果得到保證。在具體實(shí)施時(shí)，可以通過(guò)定期開(kāi)設(shè)培訓(xùn)班、傳達(dá)文件精神等多種方式，促進(jìn)工作人員綜合能力的不斷提升。

最后，檔案管理人員需注重自身管理理念的轉(zhuǎn)變，樹(shù)立危機(jī)意識(shí)，利用空余時(shí)間學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，積極借鑒其它高校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲得最新的管理信息。通過(guò)學(xué)習(xí)的方式使自身管理方式得以改變，并且對(duì)管理理念進(jìn)行不斷更新，不斷提升自身職業(yè)道德與管理水平，在管理中不斷對(duì)自身工作進(jìn)行反思與總結(jié)，形成良好責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而使自身發(fā)展適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)需要。

(五)創(chuàng)新管理理念

檔案管理屬于校園建設(shè)中的重要內(nèi)容，因此高校在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)注重高度的上升，加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度。根據(jù)高校實(shí)際情況針對(duì)信息化建設(shè)問(wèn)題提出合理建議與意見(jiàn)，然后制定科學(xué)規(guī)劃，進(jìn)而為檔案管理的順利實(shí)施創(chuàng)造良好條件。同時(shí)需制定對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，形成獎(jiǎng)懲機(jī)制，強(qiáng)化對(duì)工作人員的監(jiān)管，使其在行為上得到規(guī)范。獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立，能夠發(fā)揮對(duì)工作人員的約束作用，也能使管理工作在開(kāi)展時(shí)有所依據(jù)。政府應(yīng)增加相關(guān)投入，這樣才能使高校在進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中獲得可靠、充足的資金投入。除了通過(guò)政府渠道籌措資金以外，也可以運(yùn)用多方籌措的方式，利用專(zhuān)項(xiàng)資金開(kāi)展信息化建設(shè)，進(jìn)而使投入經(jīng)費(fèi)得以不斷增加，信息化建設(shè)過(guò)程中得到足夠的輔助設(shè)備，使信息化建設(shè)中的物質(zhì)基礎(chǔ)得以夯實(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，是高校在現(xiàn)代化推進(jìn)過(guò)程中的重要工作內(nèi)容，也是高校在檔案管理中實(shí)現(xiàn)及時(shí)、高效的重要手段。通過(guò)信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)，能夠使檔案管理工作變的更快捷、輕松，使理中遇到的難以處理的信息問(wèn)題得到有效解決，推進(jìn)校園建設(shè)現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。而對(duì)于在建設(shè)中存在的問(wèn)題，需運(yùn)用科學(xué)方式進(jìn)行有效處理，促進(jìn)信息化建設(shè)整體進(jìn)程的優(yōu)化。