基于RFID的智能檔案管理系統(tǒng)（三）

1. 系統(tǒng)軟件介紹

RFID智能檔案管理系統(tǒng)軟件平臺可分為11個小系統(tǒng)，各子系統(tǒng)通過搭配專業(yè)的RFID硬件設(shè)備運行。系統(tǒng)包括：

u 標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)：實現(xiàn)實物檔案與RFID檔案標(biāo)簽關(guān)聯(lián);

u 館員工作站系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查詢等功能;

u 安全監(jiān)測系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的自動出入庫、檔案安全監(jiān)測等功能;

u 盤點系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的上架、順架、盤點、查詢等功能;

u 移動式館員工作站系統(tǒng)：一站式的館員工作平臺，實現(xiàn)檔案的加工、順架、盤點、智能取檔、智能歸檔等功能。

u 全館盤點車系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案快速的盤點，與檔案查找;

u 便攜式盤點系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案的盤點與查找，也可用于固定資產(chǎn)管理;

u 智能檔案柜系統(tǒng)：實現(xiàn)珍貴檔案、涉密檔案等重點管理檔案的實時盤點，提高檔案的安全性;

u 檔案手保(手機(jī)APP或微信應(yīng)用)，通過手機(jī)端應(yīng)用，實現(xiàn)庫房情況、檔案情況的隨時隨地了解，實現(xiàn)檔案管理空間、時間的延伸;

u RFID檔案查詢系統(tǒng)：實現(xiàn)檔案查詢、三維導(dǎo)航定位;

u 可視化平臺：實現(xiàn)檔案狀態(tài)、設(shè)備狀態(tài)的可視化監(jiān)控。

1.1 標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)

標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)運行在RFID館員工作站設(shè)備上(或稱“檔案加工設(shè)備”)，實現(xiàn)檔案標(biāo)簽的初始化等工作。系統(tǒng)包括檔案標(biāo)簽與層架標(biāo)簽的注冊、更換、注銷等功能，同時支持檔案的查詢統(tǒng)計、導(dǎo)入導(dǎo)出等功能。詳細(xì)功能結(jié)構(gòu)如下圖所示：

l 檔案標(biāo)簽注冊

檔案創(chuàng)建時，工作人員取一張RFID檔案標(biāo)簽，粘貼到檔案的左側(cè)，避開裝訂線的位置。然后將案卷放到RFID館員工作站上，輸入案卷號并回車。系統(tǒng)通過原檔案管理系統(tǒng)的接口服務(wù)，獲取檔案的詳細(xì)信息，并自動將案卷號寫入RFID檔案標(biāo)簽與數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)RFID檔案標(biāo)簽與案卷號的唯一關(guān)聯(lián)。

關(guān)聯(lián)成功后，通過RFID設(shè)備讀取到該檔案標(biāo)簽后，系統(tǒng)就可以顯示該檔案的案卷號、受理人、創(chuàng)建時間等信息。

操作界面如下圖所示：

l 檔案標(biāo)簽更換

當(dāng)檔案標(biāo)簽在使用過程中，被破壞或撕損時，可以將原標(biāo)簽撕掉，重新粘貼一張新的RFID檔案標(biāo)簽，通過檔案標(biāo)簽更換模塊，實現(xiàn)重新關(guān)聯(lián)。

1.1 館員工作站系統(tǒng)

館員工作站系統(tǒng)運行在RFID館員工作站設(shè)備上(或稱“檔案交接儀”)，實現(xiàn)檔案的檔案的歸檔(或接收)、調(diào)檔申請、借閱、歸還、續(xù)借等，同時也包含對檔案讀者的管理，以及檔案的查詢統(tǒng)計、借閱查詢與統(tǒng)計等功能。系統(tǒng)詳細(xì)功能結(jié)構(gòu)如下圖所示：

l 檔案歸檔

案卷在結(jié)案后，需要在規(guī)定期限內(nèi)將卷宗移交檔案管理部門，由檔案管理部門完成檔案的裝訂，形成歸檔號，完成歸檔。

檔案在交接時，可實現(xiàn)一次多份檔案的同時接收。只需將多份檔案放置到RFID館員工作站設(shè)備上，系統(tǒng)自動讀取RFID檔案標(biāo)簽，軟件上顯示出檔案的名稱、卷宗號、受理日期、結(jié)案日期、應(yīng)歸檔日期等信息，核對無誤后，點擊“歸檔”，系統(tǒng)自動產(chǎn)生歸檔號，完成歸檔。

歸檔時，系統(tǒng)會將歸檔經(jīng)辦人、歸檔日期寫入RFID檔案標(biāo)簽與數(shù)據(jù)庫中。

l 讀者管理

檔案借閱、歸還等利用過程中，需要填寫使用者信息，即讀者信息。需要在RFID檔案管理系統(tǒng)中創(chuàng)建讀者，填寫讀者的姓名、手機(jī)號碼、身份證號、通訊地址等信息�？梢詫⑸矸葑C作讀者借閱證件。

l 調(diào)檔申請

讀者需要借閱檔案時，在RFID檔案管理系統(tǒng)中查詢并選擇需要借閱的檔案，并提交調(diào)檔申請。一次調(diào)檔申請可包含多份檔案，檔案管理部門也可以設(shè)置一次調(diào)檔的檔案最大值。

只有完成調(diào)檔申請的檔案，才能進(jìn)行借閱。

l 借閱

讀者提交調(diào)檔申請后，在檔案管理人員電腦中，自動彈出申請調(diào)閱的檔案信息，并從庫房中取出檔案。在檔案經(jīng)過安全門禁時，門禁會核對檔案信息，對于拿錯或少拿檔案時，將告警提醒。

讀者來檔案管理部門取檔案時，出示借閱證(身份證件)，完成檔案的借閱。檔案借閱界面如下圖所示。

l 歸還

檔案歸還時，只需要將檔案放置到RFID館員工作站設(shè)備上，系統(tǒng)顯示檔案信息，確認(rèn)后即可完成歸還。

RFID智能檔案管理系統(tǒng)中，對每個讀者設(shè)置有“讀者積分”，系統(tǒng)根據(jù)讀者積分的大小，自動匹配借閱期限。每次借閱并按期歸還后，積分將上升。若出現(xiàn)借閱后，未按期歸還，積分將并扣除。