基于RFID的智能檔案管理系統(tǒng)

1. 項目背景

1.1 現(xiàn)狀分析

高校檔案館是集中保管高校學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案等的基地，是高校各方面利用、保管信息資源中心，檔案館工作是高校檔案管理業(yè)務(wù)的主體。確保檔案保存的規(guī)范、完整和安全，是高校各級領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員的共同任務(wù)。

云計算、物聯(lián)網(wǎng)及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展迅速推動著智慧城市、智慧校園的成熟，智慧校園的發(fā)展以其獨有的魅力為我們展現(xiàn)一個智能化、科技化的校園。技術(shù)的革新催生了智慧的進步，智慧校園將會給當(dāng)前的檔案管理發(fā)展帶來新的契機和深遠影響，轉(zhuǎn)型發(fā)展中的檔案管理開始走向智慧化管理。

浙江立芯信息科技股份有限公司在這個大背景下，通過大力發(fā)展物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，深入應(yīng)用RFID技術(shù)，開發(fā)了基于RFID技術(shù)的檔案智能管理系統(tǒng)。

1.2 系統(tǒng)建設(shè)意義

RFID智能檔案管理系統(tǒng)，通過引入物聯(lián)網(wǎng)的先進技術(shù)與理念，規(guī)劃與構(gòu)筑一張低功耗的物聯(lián)傳輸?shù)墓歉删W(wǎng)，規(guī)劃與建設(shè)物聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)、云計算及分析平臺，以創(chuàng)新的模式實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)時代下的檔案安全管控工作。通過RFID電子標(biāo)簽，實現(xiàn)檔案實體的電子化標(biāo)識。利用RFID技術(shù)的特性，實現(xiàn)檔案從形成、歸檔和利用的全生命周期管理，確保檔案安全。

建設(shè)基于RFID技術(shù)的檔案智能管理系統(tǒng)，在實際運行中的意見包括：

1、檔案創(chuàng)建時就粘貼一張RFID電子標(biāo)簽，實體的電子化標(biāo)識;

2、檔案歸檔自動提醒，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)移交檔案管理機構(gòu)歸檔;

3、實現(xiàn)檔案出入庫的實時監(jiān)測，避免檔案利用時多拿、錯拿等問題;

4、實現(xiàn)檔案從創(chuàng)建、歸檔、利用的全流程追溯、可視化管理;

5、借助RFID智能盤點車，實現(xiàn)檔案快速盤點、定位與查找。

2. 系統(tǒng)概述

2.1 系統(tǒng)設(shè)計原則

系統(tǒng)研發(fā)與建設(shè)遵循以下原則：

注重整體規(guī)劃

RFID智能檔案管理系統(tǒng)由三部分組成，第一，RFID智能檔案管理系統(tǒng)的核心硬件，包括RFID無源電子標(biāo)簽、檔案加工設(shè)備、安全門禁、智能盤車等;第二，RFID智能檔案管理系統(tǒng)平臺，包括檔案加工系統(tǒng)、安全監(jiān)控系統(tǒng)、智能盤點系統(tǒng)、可視化監(jiān)控平臺，以及第三方數(shù)據(jù)接口服務(wù);第三，硬件中間件，包括路口等RFID數(shù)據(jù)采集基站、工業(yè)級交換機、機柜、PC機、服務(wù)器、不間斷電源等;

立足自主研發(fā)

系統(tǒng)建設(shè)的核心技術(shù)符合市場通用的ISO18000-6C通訊協(xié)議，采用國家規(guī)范的超高頻頻段920MHz~925MHz，運用RFID的自動識別和非接觸性的信息采集處理，把先進的信息技術(shù)、數(shù)據(jù)通信技術(shù)、電子控制技術(shù)及計算機處理技術(shù)等進行有效地綜合應(yīng)用，從而建立起一套大范圍、全方位，并且實施、準(zhǔn)確、高效的檔案安全管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了需要檔案安全狀態(tài)的實時監(jiān)控。

著眼未來發(fā)展

在系統(tǒng)整體架構(gòu)、服務(wù)設(shè)備選型、電子標(biāo)簽功能選型、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集等方面，均充分考慮后續(xù)功能的實現(xiàn)，兼顧設(shè)備的兼容性、系統(tǒng)的擴充性、功能的擴展性和應(yīng)用的多樣性;

強化系統(tǒng)規(guī)范

系統(tǒng)開發(fā)和資源建設(shè)符合統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和表征體系，注重開發(fā)工作的連續(xù)性和共享性，注意為后續(xù)系統(tǒng)的研發(fā)、推廣留有規(guī)范的數(shù)據(jù)及控制接口。統(tǒng)一開發(fā)應(yīng)用技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲格式、信號傳輸制式、互聯(lián)接口模式等技術(shù)指標(biāo);

發(fā)揮建設(shè)效益

系統(tǒng)開發(fā)與建設(shè)要結(jié)合現(xiàn)有實際情況，在現(xiàn)有系統(tǒng)基礎(chǔ)上進一步加強檔案的安全管理工作;按照統(tǒng)籌規(guī)劃、邊建邊用、逐步完善的建設(shè)思路，充分發(fā)揮建設(shè)

RFID智能檔案管理系統(tǒng)按生命周期管理分為三部分。首先是檔案創(chuàng)建時，為每一卷檔案粘貼一個RFID電子標(biāo)簽，通過RFID檔案加工裝置，實現(xiàn)電子標(biāo)簽與檔案的唯一關(guān)聯(lián)。

其次是檔案需要在規(guī)定期限內(nèi)將檔案交接給檔案管理部門，通過RFID檔案交接儀實現(xiàn)檔案快速交接，并歸檔。

最后是檔案的上架與管理。包括使用智能盤點車實現(xiàn)檔案的上架、盤點與查找;使用館員工作站，實現(xiàn)檔案的快速借閱、歸還等功能;安全門禁則進行檔案的自動出庫與入庫，實現(xiàn)檔案的安全監(jiān)控;可視化監(jiān)控平臺，則全程監(jiān)控檔案的狀態(tài)(如外借檔案數(shù)量與超期提醒，結(jié)案待歸檔檔案數(shù)據(jù)與超期提醒等)、RFID設(shè)備運行狀態(tài)、庫房溫濕度、實時視頻等信息。

RFID智能檔案管理系統(tǒng)分為服務(wù)器層、中間服務(wù)層、設(shè)備層。

服務(wù)器層一般部署在學(xué)校服務(wù)器機房，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器與應(yīng)用發(fā)布服務(wù)器。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器用于存儲RFID檔案標(biāo)簽數(shù)據(jù)、檔案應(yīng)用過程數(shù)據(jù)、定位數(shù)據(jù)、報警數(shù)據(jù)等;應(yīng)用發(fā)布服務(wù)器用于發(fā)布RFID智能檔案管理軟件系統(tǒng)，用戶在客戶端直接使用瀏覽器進行訪問，實現(xiàn)檔案的三維導(dǎo)航定位、檔案信息查詢、統(tǒng)計等功能。

中間服務(wù)層用于RFID智能檔案管理系統(tǒng)與高校原檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，實現(xiàn)檔案相關(guān)信息的自動提取、檔案狀態(tài)的無縫對接;密集架接口服務(wù)用于在RFID盤點設(shè)備上直接控制或智能控制密集架的開架、閉架、通風(fēng)等操作;RFID數(shù)據(jù)同步服務(wù)用于智能盤點車上架、盤點等過程數(shù)據(jù)的自動上傳與下載服務(wù)。

設(shè)備層為各類RFID終端設(shè)備，設(shè)備層通過TCP/IP接口接入檔案館內(nèi)網(wǎng)，與服務(wù)器層和中間服務(wù)層通訊。設(shè)備層包括：館員工作站、智能盤點車、全館盤點車、安全門禁、可視化監(jiān)控平臺等硬件，通過RFID電子標(biāo)簽對實物檔案進行唯一標(biāo)識，實現(xiàn)檔案的快速、批量盤點，精準(zhǔn)查詢與定位、安全監(jiān)測等功能，提高檔案管理的電子化、智能化水平。