檔案密集柜于軍休系統(tǒng)的應(yīng)用前景分析（二）

有人說檔案密集柜相對于傳統(tǒng)檔案柜也相差不大，說白了還不就是個裝材料的柜子，投入成本也高，沒啥更換的價值和意義，但是果真如此嗎?我查閱了密集柜相關(guān)的資料文件，總結(jié)了一下檔案密集柜的幾大優(yōu)勢：

一、性價比極高。當(dāng)初作為奢侈品來到中國的密集柜，隨著祖國改革開放的大踏步發(fā)展，已經(jīng)從進口轉(zhuǎn)為自主生產(chǎn)，從手工焊接到全自動組裝，密集柜的成本已經(jīng)大大降低，而且體型從大到小滿足各種場合需求，質(zhì)量較好的密集柜每平方只有 900 元，性價比極高，完全可以接受。

二、空間利用率高。可充分利用庫房空間，與傳統(tǒng)檔案文件柜相比，其資料存放容量能增加 50%以上且不易傾斜，有防震功能，就拿我們休養(yǎng)所來說，主體辦公樓二層小樓，整體辦公面積不大，檔案室面積大約 12 平方米，搞了 3 個鐵皮柜就占去了三分之一以上的空間，如果換成密集柜 3 個平方的足矣。

三、延長資料保存壽命。每列的接觸均有密封裝置，頂部有防塵板，底部有防鼠裝置，因而具有良好的防塵、防鼠、防潮功能。如果追求更高的標(biāo)準(zhǔn)，更可以設(shè)置無線智能環(huán)境傳感器、恒濕消毒凈化一體機、區(qū)域智能控制器以及智能空調(diào)控制模板，對檔案庫房的環(huán)境進行管理調(diào)節(jié)，保護資料不受傷害。

四、抵御火災(zāi)，增加檔案搶救成功率。移動密集架的所有零部件的表面均經(jīng)過嚴格的除油、酸洗、磷化等九道工序后采用 180℃高溫靜電亞光噴涂處理，耐腐蝕。又因每列有密封裝置，平常整體靠攏鎖住。如遇火災(zāi)，密集架的表面經(jīng)高溫處理過，有防火功能。進階版可以安裝煙霧感應(yīng)檢測系統(tǒng)，當(dāng)出現(xiàn)意外情況的時候可以及時地發(fā)出警報，檔案庫房的管理人員可以及時發(fā)現(xiàn)，及時采取應(yīng)對措施。

五、極大提升辦公效率。離休退休干部檔案，經(jīng)常需要不斷地進行存取。通常工作人員都是把資料放在文件柜或者檔案柜里，但是隨著檔案一多，找起來就會很麻煩，甚至還有丟失的情況。如果將檔案都放入檔案密集柜里進行存儲，只要在存放的時候掃描一下條形碼(第一次放入時需添加條形碼)，密集柜的系統(tǒng)就會智能記住檔案的位置，從那以后再也不擔(dān)心浪費時間以及丟失檔案了。

運用了密集檔案柜對于檔案管理水平起到了極大的促進作用，但是針對密集檔案柜配套的管理制度相對于以往的管理制度也要相應(yīng)的進行調(diào)整，如制定完善的手動密集架管理、借閱、保密、歸檔等相關(guān)制度，對檔案管理工作各個環(huán)節(jié)要進一步細化規(guī)定，內(nèi)容涵蓋歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)、借閱登記等各個方面，真正做到了檔案管理工作有據(jù)可循，按章辦事。其次，強化管理手段。針對編制檔案多且雜的特點，采取分類管理的辦法。對文件、圖片、電子文稿等不同類型的文檔及時接收，對收集到的檔案資料，統(tǒng)一編號、統(tǒng)一歸類。為手動密集架做好分區(qū)，切實做到檔案齊全、條目清晰、查找便捷。

最后，就是要求檔案管理人員增強責(zé)任意識。配備專職檔案管理人員并進行相關(guān)培訓(xùn)，實行專人負責(zé)，確保手動密集架使用規(guī)范。

兩手抓，兩手都要硬，相信隨著密集檔案架的普及以及相應(yīng)管理手段的提升，面對日漸龐大的軍休群體，我們軍休檔案人將更加自信、更高效、更正規(guī)地為軍休人員服務(wù)，“全心全意”四個字才會顯得更加鮮活、更具時代氣息。