智慧檔案庫房基本功能初探（二）

三、智慧庫房基本功能

智慧檔案庫房建設(shè)，應(yīng)是構(gòu)建深度交互、開放共享、廣泛互聯(lián)的泛在庫房物聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、深度感知;以需求為導(dǎo)向提供人性化服務(wù)應(yīng)用，滿足各類人員的差異化服務(wù)需求，系統(tǒng)性地為實體檔案的整個生命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫房管理的“智慧”服務(wù)。

通過“大云物移智鏈”等技術(shù)全面開展人員、檔案、庫房環(huán)境、設(shè)備等實體檔案管理過程中相關(guān)因素的全過程管理，并通過大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)價值，識別潛在隱患并及時解決，并為優(yōu)化庫房運行成本、后期設(shè)備選型、節(jié)能改造、庫房擴容等方面提供決策參考。

(一)人員管理。

目前庫房人員管理仍停留在線下，操作及管理較不嚴(yán)格。智慧檔案庫房人員管理。

一是要全面梳理人員在庫房內(nèi)的工作流程，將各類制度要求的流程固化在系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案管理、庫房巡檢、維修等與庫房有關(guān)的操作全面實現(xiàn)線上操作，并將操作與視頻監(jiān)控、門禁及RFID設(shè)備等狀態(tài)聯(lián)動，實現(xiàn)檔案絕對安全。

二是對未處理工作及定期工作進行待辦提醒，確保工作的閉環(huán)處理。三是設(shè)置人員通訊錄，檔案人員入職資質(zhì)審核、工作履歷、獲得榮譽、離職工作移交審核進行全過程管理，確保工作合規(guī)性。

(二)實體檔案管理。

目前實體檔案管理仍停留在人工管理階段，檔案數(shù)量龐大管理不易，容易造成檔案數(shù)量、質(zhì)量臺賬不清晰等情況。智慧檔案庫房通過研究實體檔案全生命周期管理，利用物聯(lián)網(wǎng)和RFID、二維碼等技術(shù)實現(xiàn)館藏檔案的移交、消毒、上架、盤點、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理，實現(xiàn)檔案與密集架的一一對應(yīng)，定期提醒檔案的盤點、消毒、鑒定等工作，明確各方職責(zé)，把檔案管理流程固化到系統(tǒng)中。

(三)庫房環(huán)境管理。

1.防火。

智慧檔案庫房應(yīng)具備火災(zāi)預(yù)警功能，利用紅外熱成像裝置等設(shè)備，全面覆蓋庫房區(qū)域，設(shè)定溫度閾值，在線路老化、設(shè)備故障等情況下提前預(yù)警溫度異常情況，及時通知檔案人員及消防人員排查消防隱患，從而保證庫房安全。

2.防盜。

視頻監(jiān)控實現(xiàn)庫房全覆蓋，門禁實現(xiàn)人臉、指紋、密碼三重防護并有遠程授權(quán)開門功能，門禁開門自動關(guān)聯(lián)截取固定時長視頻進行保存，確保入庫工作合規(guī)高效。結(jié)合RFID技術(shù)確保檔案出入合規(guī)，未經(jīng)過審核的檔案出入庫將有系統(tǒng)報警及現(xiàn)場聲光報警，保證檔案安全。

3.防高溫、防潮。

監(jiān)測樓宇溫濕度、室外溫濕度與庫房溫濕度差距，合理設(shè)置庫房溫濕度范圍，降低能耗。監(jiān)測庫房各類設(shè)備能耗情況，進行同一時間不同庫房、同一庫房不同時間之間能耗對比，用于分析能耗規(guī)律，從而采取措施降低能耗。

4.防有害氣體。

采用空氣質(zhì)量檢測裝置進行庫房內(nèi)外環(huán)境監(jiān)測，對比庫房有害氣體成分，進行針對性的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機等形式進行凈化。

(四)設(shè)備管理。

設(shè)備采購、運行、巡檢、維修、報廢等過程全生命周期管理。通過遠程巡檢與現(xiàn)場巡檢相結(jié)合方式進行設(shè)備狀態(tài)檢測，提高問題發(fā)現(xiàn)效率，減少人員出入庫次數(shù)，從而減輕檔案人員負擔(dān)并且保證庫房環(huán)境穩(wěn)定。構(gòu)建庫房設(shè)備接口管理，實現(xiàn)各類硬件的通信訊號和故障指示及網(wǎng)絡(luò)狀況的統(tǒng)一監(jiān)控，確保設(shè)備正常在線。

(五)智能輔助決策。

通過收集庫房各類數(shù)據(jù)，設(shè)計各類專題場景，為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員提供輔助決策。設(shè)備管理專題包括設(shè)備故障率分析、設(shè)備狀態(tài)分析、設(shè)備維修成本分析等，環(huán)境管理專題包括庫房容量使用年限分析、庫房出入庫頻率分析、報警分析等，檔案管理分析包括檔案門類數(shù)量對比分析、增長率分析、利用率分析等，人員管理專題包括人員流動分析、人員管理水平分析等。

(六)全網(wǎng)互聯(lián)。

一是與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)。與OA、短信平臺等系統(tǒng)集成，實現(xiàn)預(yù)警消息短信推送、待辦消息提醒等功能。

二是與移動互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)，通過移動作業(yè)平臺等方式，采用手持移動終端隨時隨地全面監(jiān)測各庫房運行情況，相關(guān)巡檢記錄視頻隨時上傳庫房管理系統(tǒng)，提高工作時效性便捷性。

四、結(jié)束語

檔案庫房管理是檔案保護的主要研究內(nèi)容，全國各級各類檔案館建設(shè)正在朝智能化邁進，檔案管理已經(jīng)不是簡單的文件保護，而是館庫現(xiàn)代化、設(shè)施安全信息化的變革。隨著科技的不斷進步，智慧檔案庫房將會更加節(jié)能、環(huán)保、綠色、高效、安全。