檔案庫房密集架管理一體化

3  基于全過程安全管理的檔案保護新模式

3.1 加強接收入庫檔案的消毒保護

一是入庫檔案消毒。

檔案消毒是保護檔案的第一步，其重點是新入庫的檔案，此外原有的館藏檔案、新入庫的檔案盒與檔案袋、新入庫的檔案裝具等也是消毒的對象。在消毒工作中重點遵循科學原則、高效原則、質(zhì)量原則及安全原則。采用檔案實時消毒、庫房消毒凈化、新載體的防霉抑霉，以及專門檔案消毒處理等方式。加強檔案消毒管理，提高檔案保護意識，積極做好日常檔案消毒工作，制定自然災害檔案搶救消毒預案，正確使用消毒設備和方法，并建立有害微生物和害蟲的檢查機制。

二是收集中的檔案安全保護。

建立檔案征集的安全管理制度;征集檔案進館前，要嚴密包裝、妥善運輸、專人護送，保證檔案安全;征集來的檔案要及時歸檔，有關部門應及時向檔案管理部門移交。

三是整理中的檔案安全保護。

做到分類準確、編排有序、目錄清楚、填寫規(guī)范、裝訂整齊、格式統(tǒng)一;檔案整理歸檔時，應當按照檔案安全管理要求逐卷逐件進行，慎重處理檔案原件;加強檔案整理中的保護;防范人為災害、突發(fā)事件，以及不當操作造成檔案的丟失、破壞或損毀。

四是編研中的檔案安全保護。

依據(jù)檔案法規(guī)，遵循檔案保護的標準與技術規(guī)范，遵守檔案利用與安全的相關規(guī)章制度;規(guī)范管理，避免使用不當或過度造成損傷及損毀;從保護檔案、方便利用的原則出發(fā)，更多采取檔案的數(shù)字形式、復制件形式，盡量避免檔案原件的重復使用，減少利用損傷。

3.2 檔案館(室)藏檔案的保管保護

第一，綠色建筑的合理選址。

綠色建筑的場地設計是建筑與周圍環(huán)境相協(xié)調(diào)的可靠保障。選址時應綜合考慮地形、地貌以及主導風向等氣候條件和地理環(huán)境因素，所選地段應盡可能便于利用自然能源，對建筑物進行合理布局。所選地址必須有利于防水、防潮，有利于防有害氣體、灰塵，確保檔案安全，便于提供利用;庫房周圍要留有適當?shù)目盏兀员阋院髷U建。

地址選好后，設計工作者要親臨現(xiàn)場，對施工現(xiàn)場的地理環(huán)境與人為環(huán)境進行分析，并在場地設計時盡量避免建筑設計對生態(tài)環(huán)境的破壞，應盡量減少現(xiàn)場的熱島效應。根據(jù)夏季典型氣象特征，采用梯度風進行模擬，分析邊界條件的設置，使項目周圍建筑環(huán)境對建筑群體的遮擋影響較小，在主導風向的影響下，建筑整體通風效果良好，能夠保證人員活動的舒適性。

第二，配備庫房安全保護的設備設施。

一是安全監(jiān)控系統(tǒng)。

檔案館(庫)的門禁、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)，運行正常平穩(wěn)、安全可靠。周邊環(huán)境設置安全空間，安裝安全監(jiān)控的設備。庫房和閱覽室等場所安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。庫房、機房、整理室、裱糊室等處安裝防盜報警裝置，門、窗(一層)安裝防盜措施。特殊載體庫房安裝防磁等設施，涉密用房安裝信息屏蔽設施，涉密檔案的掃描、存儲、復印、傳真、縮微等辦公設備要經(jīng)過國家保密部門的安全檢測，或由具備保密資質(zhì)的單位提供。館(庫)安裝的供電與暖冷系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)等符合國家相關規(guī)定，滿足安全保障要求。

二是消防設備。

檔案館(庫)安裝的自動報警、自動滅火系統(tǒng)符合國際條約和國家規(guī)范，定期檢查系統(tǒng)的安全性與有效性。庫房、機房、整理室及裱糊室應當安裝防火報警和消防設備。消防滅火系統(tǒng)。目前適用于庫房的，具有安全性、有效性、適用性的，通用的消防系統(tǒng)主要有高壓細水霧滅火系統(tǒng)、七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)、CO2氣體滅火系統(tǒng)、純氮氣滅火系統(tǒng)、惰性氣體滅火系統(tǒng)，以及庫房周邊的水噴淋滅火系統(tǒng)。

三是檔案維護設備。

檔案館(庫)安裝調(diào)控溫濕度的空調(diào)設備，庫房配備溫濕度指示和調(diào)控裝置、通風換氣與空氣凈化設備，相應功率滿足溫濕度控制的要求。檔案館配備消毒室和消毒設備。配備除塵設備、修裱工具，以及照片洗印、靜電復印設備、光盤刻錄設備或其他大容量存儲設備。檔案庫房配備適用、可靠和安全的檔案多節(jié)柜、檔案密集架、專門保管設備。

四是數(shù)字信息案例設備。

檔案備份需配備的信息處理設備，包括業(yè)務專用錄音機、錄像機及轉(zhuǎn)錄設備、檔案縮微設備掃描儀和動態(tài)圖像采集壓縮卡等。專用機房配備防電磁干擾、防靜電、防塵、隔熱設施、過載保護裝置、電磁信號干擾器和不間斷電源。電磁信號干擾器和不間斷電源要有保密檢查部門核發(fā)的生產(chǎn)許可證。局域網(wǎng)絡布線合理規(guī)范，配備加密的數(shù)據(jù)庫存儲和傳輸設備。以上設備應當符合保管和保密要求。

3.3 出庫檔案的安全保護

第一，加強檔案利用中安全管理。

一是做好檔案利用登記，限定用戶利用范圍，嚴格審批手續(xù);嚴格控制檔案原件的利用，對檔案復制件的使用，也應履行相關手續(xù)。建立完整的登記、借用、歸還等手續(xù)。

二是使用單位對摘

錄、復制的檔案要嚴格登記、妥善保管，不得散存在個人手中，不得擴散和轉(zhuǎn)讓。嚴禁擅自摘抄、復制檔案，因工作需要從檔案中取證的，必須按查閱檔案審批權限經(jīng)審查批準后才能復制(或拍攝)。三是在檔案利用場所安裝攝像監(jiān)視器，嚴防利用者在檔案上涂改、圈劃、抽取、折疊、裁剪、撤換。用戶利用檔案時必須愛惜檔案，不準向無關人員泄露檔案內(nèi)容。四是收回檔案時，仔細翻閱檢查被利用的案卷和摘抄的內(nèi)容。

第二，加強檔案展覽中安全管理。

一是檔案展覽場所應配備安全設施和保護設備，防止檔案被盜、被損壞、被破壞;

二是監(jiān)管展覽中的檔案安全，防止檔案展覽過程中人為損傷、展覽環(huán)境變化、用戶不當操作等因素對檔案的破壞;

三是制訂檔案展覽中災害防護和突發(fā)事件應急處置方案，確保檔案安全。

第三，加強外借(轉(zhuǎn)遞)中安全管理。

一是出借給單位或個人的檔案復制件、摘抄材料，必須加蓋檔案館(室)公章;

二是利用單位或個人借用的檔案，要嚴格登記、妥為保管，不得擴散和轉(zhuǎn)讓;

三是不允許利用單位或個人長期保存，用畢一律退回。

第四，加強檔案移交的安全管理。

一是做好交接前的準備工作，對所有保存檔案進行一次全面清理，做到賬物相符。

二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好檔案借閱查詢登記簿，并在檔案借閱查詢登記簿上注明原因及催還情況。

三是按檔案移交要求編制移交清單，有特殊情況需要說明的附于清單后。

第五，加強檔案轉(zhuǎn)移運輸中安全管理。

一是檔案轉(zhuǎn)移運輸時，使用牢固、干燥的包裝材料和裝載形式對被送檔案進行包裝，并進行檔案安全檢查，防止轉(zhuǎn)運過程中檔案的損失;

二是檔案轉(zhuǎn)運中包裝箱應符合檔案安全要求，全程注意檔案的完好與完整，避免檔案損壞、被盜、丟失;三是檔案遠距離運輸轉(zhuǎn)移，應考慮天氣變化，防范暴雨、冰雪或大風等惡劣天氣以及突發(fā)事件，可能對檔案造成的損失或危害。

3.4 國家重點檔案及珍貴破損檔案的搶救修復技術

第一，國家重點檔案及珍貴檔案的破損狀況及其分析。國家重點檔案及珍貴檔案在長期保管與利用狀況下都會出現(xiàn)不同的損壞及破損情況，主要表現(xiàn)在以下五個方面：檔案材料的殘破與不全、外觀的改變與污損、字跡(信息)難以辨別和內(nèi)容圖像模糊不清、材料受酸性腐蝕與灼烤干熱的損壞以及粘結(jié)成“檔案磚”等變化。

第二，實施破損檔案搶救修復的途徑與方法。

修復指對破損的檔案進行技術處理、去除有損檔案耐久性的不利因素，使檔案恢復原來的面貌。修復時應明確檔案的價值與內(nèi)容的重要性，敏銳地診斷檔案的材質(zhì)、破損等情況，謹慎地確定修復搶救的方案;認真細致地進行修復操作，及時觀察檔案的情況;科學地對修復結(jié)果進行全面的評判。修復破損檔案時應遵循以下三原則：

一是有利于檔案制成材料耐久性;

二是盡量保持檔案原貌;

三是使用的修復方法要經(jīng)過試驗。

此外，在修復中要注意原件與被修復部分的可鑒別、整舊如舊、最小干預，以及效果評定與專家評鑒相結(jié)合。

實施檔破損案修復的操作過程為：

(1)接收、登記、觀察需修復的檔案;

(2)評估檔案的受損情況，材質(zhì)的屬性、材料損壞情況及致其破壞的因素等;

(3)初步確定進行搶救與修復的方案;

(4)對修復方法進行試驗，檢驗方法的可行性;

(5)進行檔案的修復處置，及時觀察檔案的狀態(tài)，直至達到理想的修復效果;

(6)總結(jié)經(jīng)驗并形成示范性的修復方法。

在修復破損檔案時應關注擬定的檔案修復搶救方案的適宜性，檔案修復過程中觀察、記錄調(diào)整、及時處置，以及完成搶救修復后的評定。