淺談以信息化為基礎(chǔ) 實(shí)施智能化檔案庫(kù)房建設(shè)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，推動(dòng)了互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)的高速應(yīng)用和發(fā)展，企業(yè)檔案庫(kù)房管理工作也得到了進(jìn)一步的提升，智能化庫(kù)房管理已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。本文主要以企業(yè)檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)高速變革對(duì)檔案庫(kù)房管理的新需求，并從檔案業(yè)務(wù)部門實(shí)際出發(fā)，積極探索和研究智能化庫(kù)房的建設(shè)。

傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房管理工作是指檔案工作人員以庫(kù)房為基礎(chǔ)，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行接收入庫(kù)，排列上架，保持檔案完整、維護(hù)檔案安全及開發(fā)利用等組織、協(xié)調(diào)、控制活動(dòng)的總和。檔案庫(kù)房管理工作是檔案管理中最基礎(chǔ)、最重要的工作之一，也是所有檔案工作開展的源頭。作為企業(yè)，不斷完善企業(yè)檔案庫(kù)房管理工作，是提升企業(yè)檔案管理水平的重要手段。

近年來，隨著信息產(chǎn)業(yè)革命的發(fā)展，企業(yè)檔案不僅在數(shù)量上巨增，而且檔案載體也開始呈現(xiàn)多樣性，傳統(tǒng)的檔案庫(kù)房管理模式已經(jīng)不能滿足信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需求。檔案業(yè)務(wù)部門必須改變傳統(tǒng)觀念，以信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，依靠先進(jìn)的設(shè)備和優(yōu)越的設(shè)計(jì)理念，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，改變管理理念，創(chuàng)新管理模式，形成一套科學(xué)客觀的檔案庫(kù)房智能化管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房由人工管理到現(xiàn)代化、智能化管理里程碑式的跨越。

一、檔案庫(kù)房管理普遍存在的問題

(一)傳統(tǒng)的庫(kù)房管理模式難以滿足新形勢(shì)要求

傳統(tǒng)意義上的企業(yè)檔案庫(kù)房管理是指檔案的接收、保管、查詢、利用等一系列管理活動(dòng)的總和，庫(kù)房?jī)?nèi)保管的檔案以紙質(zhì)檔案為主，實(shí)物、照片、光盤為輔。一般來說，企業(yè)檔案具有多樣性的特點(diǎn)，不同門類的檔案分別存儲(chǔ)于不同的庫(kù)房中，一些歷史悠久的企業(yè)檔案庫(kù)房保存的檔案更是種類繁多而復(fù)雜。

根據(jù)國(guó)家檔案局檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的有關(guān)規(guī)定，檔案庫(kù)房要進(jìn)行防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲工作以及常規(guī)的溫濕度檢查、人工記錄檢查數(shù)據(jù)，并根據(jù)結(jié)果手工調(diào)整空調(diào)和加濕除濕設(shè)備。在現(xiàn)有檔案人力資源不足的情況下，檔案管理人員既要進(jìn)行繁瑣的庫(kù)房日常環(huán)境維護(hù)工作，又還要因?yàn)闄n案的借閱工作穿梭于不同的庫(kù)房之間。這些基礎(chǔ)工作需要依賴大量的人工操作才能完成，這不僅增加了勞動(dòng)強(qiáng)度，更降低了工作效率，嚴(yán)重阻礙了檔案管理體系作用的發(fā)揮。

隨著社會(huì)的發(fā)展、信息化建設(shè)的推進(jìn)，企業(yè)信息化程度的不斷提升帶來檔案數(shù)量的劇增，檔案載體也呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容既分散又交叉，檔案部門必須改變現(xiàn)有的管理方式以適應(yīng)新形勢(shì)的變化。一方面新型載體的增加，使傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適用;另一方面在企業(yè)日益增加的對(duì)檔案信息的需求下，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能完全滿足需求。隨著各類業(yè)務(wù)電子化的普遍實(shí)施，檔案信息化的空間被大大拓寬，對(duì)檔案庫(kù)房管理的內(nèi)容和方式也提出了更新更高的要求。

(二)傳統(tǒng)庫(kù)房的管理方法和管理成本較高且運(yùn)行不經(jīng)濟(jì)

檔案庫(kù)房管理是一項(xiàng)非常繁瑣和專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具有很高的專業(yè)素質(zhì)和豐富的經(jīng)驗(yàn)。而且由于工程項(xiàng)目、會(huì)計(jì)、文書、科研等不同門類的檔案存放于不同的庫(kù)房中，為了處理復(fù)雜繁瑣的檔案庫(kù)房管理及利用工作，檔案庫(kù)房一般會(huì)配置多名工作人員，這就增加了企業(yè)在人力成本上的支出，不利于效益原則。

傳統(tǒng)的庫(kù)房管理中需要定期進(jìn)行盤庫(kù)與倒架的工作。盤庫(kù)是對(duì)庫(kù)房中檔案實(shí)體信息與系統(tǒng)著錄信息進(jìn)行核對(duì)，以確保庫(kù)藏檔案的完整性和準(zhǔn)確性;倒架是由于庫(kù)房?jī)?nèi)檔案數(shù)量增加而需要對(duì)原有的排列順序進(jìn)行調(diào)整，這兩項(xiàng)工作的進(jìn)行都需耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間成本。

二、構(gòu)建智能化檔案庫(kù)房的思路

(一)轉(zhuǎn)變思維，創(chuàng)新檔案管理工作模式

第一，檔案部門應(yīng)跳出傳統(tǒng)的狹窄思維模式，轉(zhuǎn)變思路，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，變“紙”為“電”，加強(qiáng)檔案電子化的推廣，制定出一套集規(guī)范性、安全性、效益性為一體的切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的形成、保管、利用等流程，為檔案信息化保駕護(hù)航。

第二，改變完全依靠人力來完成檔案檢索利用

工作的現(xiàn)狀，積極探索全文檢索及檔案信息資源庫(kù)建設(shè)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，有效積累和儲(chǔ)存企業(yè)信息資源。檔案信息化使檔案脫離了傳統(tǒng)載體的束縛，以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)、傳播、利用檔案信息，為檔案庫(kù)房工作帶

來革命性的變革。

(二)以成本控制為核心推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著企業(yè)降本增效的不斷深化以及前端業(yè)務(wù)電子化的普及，電子文件歸檔的需求越來越迫切;同時(shí)將現(xiàn)存紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，利用計(jì)算機(jī)管理庫(kù)房和檢索利用，會(huì)大大降低庫(kù)房管理工作的復(fù)雜性，庫(kù)房管理人員可以降至1-2名，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)成本的有效節(jié)約。

另外，由于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中需要對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行利用，而庫(kù)藏紙質(zhì)檔案因?yàn)楸４婺甏眠h(yuǎn)，有些已經(jīng)褪色破損無法利用，比如有些工程圖紙即使進(jìn)行人工重繪依然無法完全復(fù)原，不能很好地提供利用。所以利用信息化技術(shù)對(duì)圖紙進(jìn)行掃描，保存圖紙的電子文件，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的檔案庫(kù)房管理顯得尤為重要。這一舉措不僅可以減少圖紙修復(fù)的人力成本，還可以因?yàn)樽儭凹垺睘椤半姟倍岣邫n案庫(kù)房的利用率，同時(shí)可以更有效地為企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)保駕護(hù)航，體現(xiàn)檔案管理與生產(chǎn)力之間的轉(zhuǎn)換。

(三)對(duì)接信息化技術(shù)逐步實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房智能化

目前，信息化技術(shù)可以為檔案庫(kù)房管理工作的發(fā)展提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。不僅可以改善庫(kù)房管理工作對(duì)于人的過度依賴，增加庫(kù)房?jī)?nèi)檔案存貯的密度，節(jié)省庫(kù)房空間，減少各類硬件設(shè)備和人力成本的投入，降低檔案的保管成本;

同時(shí)也可以沖破以往檔案庫(kù)房管理中檔案借閱的地域局限性，實(shí)現(xiàn)同一份檔案在同一時(shí)刻無限次地被查詢利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。檔案信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)以人工查詢利用為主向以依靠計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)用戶自主查詢利用為主的本質(zhì)轉(zhuǎn)變，改變檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的單一性，提高檔案信息資源的利用率，從而使企業(yè)檔案庫(kù)房管理工作的效率得以提升。

對(duì)接信息化首先要對(duì)紙質(zhì)檔案電子化，這是對(duì)檔案資源的再次開發(fā)，由于全文檢索、傳遞管理等技術(shù)的不斷普及，檔案的服務(wù)空間大大拓寬了。電子檔案的應(yīng)用不僅大大提高了檔案信息的查全率查準(zhǔn)率，對(duì)于多基地模式管理企業(yè)的異地查詢利用也可以提供便捷的服務(wù)。

檔案信息化為庫(kù)房管理的內(nèi)容和方式提供了新的模式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，有效積累和儲(chǔ)存企業(yè)信息資源，真實(shí)保存企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的檔案信息，實(shí)現(xiàn)最大范圍的檔案信息資源互補(bǔ)與共享。信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠很好地解決檔案庫(kù)房管理與企業(yè)高速發(fā)展之間的矛盾，避免因檔案管理手段落后而導(dǎo)致的檔案資源無法充分利用的缺陷，是企業(yè)檔案庫(kù)房管理智能化發(fā)展的重要手段。因此，在檔案庫(kù)房管理中引入信息化技術(shù)是一項(xiàng)勢(shì)在必行的改革。

三、智能化檔案庫(kù)房建設(shè)的思考

智能化庫(kù)房是近年在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案行業(yè)引入互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，結(jié)合檔案管理實(shí)際需求，提出的“檔案庫(kù)房+智能”的新型管理模式。在檔案信息化的條件下，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)采集各類終端上的信息，實(shí)現(xiàn)多平臺(tái)相互融合，增強(qiáng)智能庫(kù)房信息獲取和實(shí)時(shí)反饋的能力，充分發(fā)揮電子檔案的資源優(yōu)勢(shì)。

然而用發(fā)展的眼光看，現(xiàn)在的智能庫(kù)房仍然存在一定的局限性，一方面信息化所帶來的只是操作層面上的變革，沒有真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房管理智能化;另一方面，現(xiàn)有信息化技術(shù)條件下智能程度還不夠，建立的僅僅是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字鏡像利用平臺(tái)，而不是真正意義上的智能化管理體系。

在未來，我們應(yīng)該依托云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，以頂層設(shè)計(jì)為根本，首先建立一套安全可行的管理制度，從庫(kù)房管理的每一個(gè)細(xì)節(jié)出發(fā)，打造以人為本的智能化庫(kù)房。