檔案密集架基于條形碼和簡(jiǎn)化架位號(hào)的病案上架方法（二）

 2 方法改進(jìn)

針對(duì)上面病案管理的種種弊端，通過(guò)深入工作實(shí)踐，經(jīng)過(guò)科室員工的頭腦風(fēng)暴法，我們經(jīng)過(guò)三個(gè)步驟對(duì)工作進(jìn)行改進(jìn)：

第一步，針對(duì)病案上架前的核對(duì)工作，科室自主開(kāi)發(fā)了病案核對(duì)上架程序。此時(shí)的核對(duì)工作需要兩人配合，其中一人只需朗讀每本待上架病案患者的病案號(hào)，另一人則在計(jì)算機(jī)前利用程序，輸入相應(yīng)的病案號(hào)，計(jì)算機(jī)則自動(dòng)調(diào)出該患者的姓名、入出院日期、入出院科室等信息，與待上架病案進(jìn)行核對(duì)。

利用計(jì)算機(jī)輔助核對(duì)，省去了以往翻找?guī)资?yè)出院清單的麻煩，核對(duì)速度極大提高;并且省去了在出院清單上打“√”時(shí)容易容易勾錯(cuò)行的問(wèn)題，達(dá)到病案是否上架能夠準(zhǔn)確的確定。

針對(duì)復(fù)印或借閱時(shí)病案是否上架不容易確定的問(wèn)題，我們開(kāi)發(fā)了病案上架查詢程序，輸入病案號(hào)即可在計(jì)算機(jī)上快速、準(zhǔn)確的查詢病案是否已經(jīng)上架。為了管理需要，還開(kāi)發(fā)了某期間還沒(méi)有上架病案的查詢統(tǒng)計(jì)功能，可以催促質(zhì)控醫(yī)師將負(fù)責(zé)質(zhì)控的病案盡快全部上架。

第二步，針對(duì)病案位置不容易定位的問(wèn)題，我們的具體解決辦法是，將密集架每一行前端標(biāo)注的范圍，如：276001 到 276490，進(jìn)行簡(jiǎn)化，如簡(jiǎn)化為：312。這樣在上架時(shí)查找架位號(hào) 312 就非常簡(jiǎn)單快速了。接下來(lái)的工作就是修改程序，并且將密集架每一行前面的范圍標(biāo)注與簡(jiǎn)化的標(biāo)注一一對(duì)應(yīng)，并生成字典庫(kù)保存在計(jì)算機(jī)中以備查找。簡(jiǎn)化了密集架的架位號(hào)后，病案上架核對(duì)時(shí)，還是兩人配合。這時(shí)一人大聲朗讀每一本待上架病案的病案號(hào)，另一人在計(jì)算機(jī)程序中輸入相應(yīng)的病案號(hào)，此時(shí)程序不僅自動(dòng)調(diào)出患者姓名、入出院日期、入出院科室等信息，還會(huì)自動(dòng)從架位號(hào)字典庫(kù)中查找此病案在密集架上的簡(jiǎn)化的架位號(hào)。工作人員需要將此簡(jiǎn)化的架位號(hào)書寫在病案袋和病案的封皮上。

上架時(shí)按此簡(jiǎn)化的架位號(hào)就可以快速的定位到相應(yīng)的密集架的行位置。這時(shí)病案上架不僅能夠快速定位，提高了上架的工作效率，而且，即使工作人員由于看錯(cuò)病案號(hào)而插錯(cuò)位置，錯(cuò)誤位置也會(huì)僅限于這一行中，排查錯(cuò)誤的難度就會(huì)大大的降低。

第三步，針對(duì)病案封皮手寫容易寫錯(cuò)病案號(hào)的問(wèn)題，我們采用的解決辦法是將病案封皮用激光打印機(jī)打印。并且在此步我們加入了病案條形碼的應(yīng)用。

用激光打印機(jī)打印病案封皮，不僅速度快且封皮更整潔，內(nèi)容也更全面，不僅包括了病案號(hào)、患者姓名、入出院時(shí)間、入出院科室，同時(shí)將簡(jiǎn)化的密集架的架位號(hào)也一并打印。病案封皮的打印，從根本上也杜絕了由于工作人員疏忽而在封皮上寫錯(cuò)病案號(hào)的情況的發(fā)生，堵住了一個(gè)插錯(cuò)病案的漏洞，進(jìn)一步提高病案的安全性。另外最主要的是將該病案號(hào)與所對(duì)應(yīng)的條形碼也一并打印在病案封皮上，改變粘貼條形碼的傳統(tǒng)做法。

這時(shí)病案上架核對(duì)工作的簡(jiǎn)化流程是，工作人員使用掃描槍逐一掃描每本待上架的病案封皮上的條形碼，計(jì)算機(jī)程序就會(huì)自動(dòng)調(diào)出該患者相關(guān)信息進(jìn)行核對(duì)。這時(shí)核對(duì)工作只需一人即可完成，不僅核對(duì)速度更快，而且減少了人員的投入。

3 效果討論

應(yīng)用病案條形碼和簡(jiǎn)化密集架架位號(hào)的病案上架方法，是以計(jì)算機(jī)程序輔助來(lái)實(shí)現(xiàn)的。該程序是病案管理科根據(jù)工作實(shí)際自主開(kāi)發(fā)的，基于 C/S架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)多臺(tái)計(jì)算機(jī)同時(shí)聯(lián)網(wǎng)使用，且簡(jiǎn)單、易學(xué)、實(shí)用。

通過(guò)在工作過(guò)程中逐步發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，逐步解決問(wèn)題，使流程更順暢，管理工作更嚴(yán)謹(jǐn)，達(dá)到提高工作效率，減少失誤，保證病案的安全。醫(yī)院成功實(shí)施該方法一年多來(lái)，取得了非常好的成效。在 2014年對(duì)庫(kù)房中十年內(nèi)出院的近 20 萬(wàn)套病歷進(jìn)行逐本檢查，發(fā)現(xiàn)插錯(cuò)病案共有 160 份，插錯(cuò)概率為萬(wàn)分之八。2015 年又對(duì)一季度出院的近一萬(wàn)分病案進(jìn)行相應(yīng)檢查，發(fā)現(xiàn)只有一本病案插錯(cuò)，出錯(cuò)概率在萬(wàn)分之一左右，極大的降低了庫(kù)房病歷的出錯(cuò)率。