國(guó)家機(jī)關(guān)檔案密集架檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施（二）

檔案裝具

檔案裝具對(duì)于維護(hù)檔案的完整與安全、延長(zhǎng)檔案壽命意義重大。結(jié)合《規(guī)定》要求和工作實(shí)際，本文將檔案裝具分為檔案柜架、檔案卷盒和檔案存放轉(zhuǎn)移用具。

1.檔案柜架

檔案柜架主要包括五節(jié)檔案柜、檔案架、檔案密集架、光盤柜、底圖柜等。五節(jié)檔案柜對(duì)庫(kù)房高度、樓板荷載要求較低，可分節(jié)搬運(yùn)，方便轉(zhuǎn)移，是機(jī)關(guān)庫(kù)房常見(jiàn)的柜架形式之一。檔案架是存放檔案、圖書的通用架，通常會(huì)用軌道將多個(gè)檔案架組合在一起，組成檔案密集架。檔案密集架能夠提高空間利用率，是近些年采用較多的柜架形式。按照操控方式不同，密集架分為手動(dòng)密集架、電動(dòng)密集架和智能密集架。還有一種密集架結(jié)合了密集架與檔案柜的優(yōu)勢(shì)，稱為戰(zhàn)備密集架，可以同時(shí)滿足檔案存放數(shù)量大和方便轉(zhuǎn)移的需求。光盤柜、底圖柜是專門用于存放光盤、底圖檔案的裝具，可以根據(jù)需要進(jìn)行配備。

2.檔案卷盒

檔案卷盒是直接裝載檔案實(shí)體的檔案裝具，其樣式、尺寸和填寫項(xiàng)目一般會(huì)因?yàn)闄n案門類或整理方式不同而有所差異。具體來(lái)說(shuō)，文書檔案以件為單位整理的，檔案盒應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22  —2015)執(zhí)行;以傳統(tǒng)立卷方式整理，選用硬卷皮或者檔案卷盒、軟卷

皮的，應(yīng)按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705  —2008)執(zhí)行�？萍紮n案卷盒應(yīng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822  —2008)執(zhí)行。會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)計(jì)檔案盒應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》(DA/T 39  —2008)執(zhí)行。底片冊(cè)、照片冊(cè)應(yīng)按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821  —2002)規(guī)定執(zhí)行。印章檔案盒應(yīng)按照《印章檔案整理規(guī)則》(DA/T 40—2008)規(guī)定執(zhí)行。

3.檔案存放轉(zhuǎn)移用具

檔案存放轉(zhuǎn)移用具主要包括檔案整理臺(tái)、移動(dòng)置物架、檔案梯等，是進(jìn)行檔案整理、轉(zhuǎn)移必不可少的檔案用具。檔案整理臺(tái)可以選擇普通整理臺(tái)，也可以根據(jù)需要選擇具備凈化功能的整理臺(tái)。移動(dòng)置物架常見(jiàn)形式有平板檔案手推車和檔案V型書立式手推車。檔案梯的常見(jiàn)形式有檔案架梯和折疊式架梯。

4.裝具選擇原則

檔案裝具的選擇應(yīng)符合4項(xiàng)原則。

一是適用原則。

要根據(jù)檔案庫(kù)房的面積、高度、樓板荷載等條件選擇檔案柜架，根據(jù)檔案門類、載體和整理要求選擇檔案卷盒。

二是專業(yè)原則。

應(yīng)為不同門類、不同載體檔案配備相應(yīng)的、專業(yè)的檔案裝具。不采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。

三是安全原則。

要重視檔案裝具的安全因素，特別是電力驅(qū)動(dòng)的檔案密集架，要考慮其安全裝置的可靠性，避免危害檔案或工作人員安全。

四是標(biāo)準(zhǔn)原則。

檔案裝具要符合檔案裝具產(chǎn)品的國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，比如智能密集架應(yīng)符合《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術(shù)要求》(DA/T 65   —  2017)等。

設(shè)施設(shè)備

本部分設(shè)施設(shè)備主要圍繞檔案保管設(shè)施設(shè)備，即檔案庫(kù)房配置的溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控設(shè)施設(shè)備、消防設(shè)施設(shè)備、安防設(shè)施設(shè)備展開(kāi)。

1.溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控設(shè)施設(shè)備

常用的溫度測(cè)量設(shè)備包括液體溫度計(jì)、雙金屬溫度計(jì)等，濕度測(cè)量設(shè)備包括伸縮式濕度計(jì)，以及與溫度測(cè)量設(shè)備合為一體的干濕球溫濕度計(jì)、電子溫濕度計(jì)、溫濕度記錄儀等。電子溫濕計(jì)是近些年應(yīng)用日益廣泛的溫濕度測(cè)定設(shè)備，具有讀數(shù)方便、精度高、能記憶等優(yōu)點(diǎn)，是機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房首選的溫濕度測(cè)量設(shè)備。條件允許的，可以考慮配備具有數(shù)據(jù)記錄、存儲(chǔ)、傳輸功能的溫濕度記錄儀，以解決溫濕度的自動(dòng)測(cè)定、記錄問(wèn)題。溫濕度調(diào)控設(shè)備包括空調(diào)系統(tǒng)、加濕機(jī)、除濕機(jī)和恒溫恒濕設(shè)備等。升溫、降溫通過(guò)空調(diào)系統(tǒng)進(jìn)行，不得使用電阻絲、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)升溫。加濕、除濕通過(guò)加濕機(jī)、去濕機(jī)進(jìn)行。對(duì)于保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備進(jìn)行溫濕度調(diào)控。

2.消防設(shè)施設(shè)備

消防設(shè)施設(shè)備主要包括火災(zāi)探測(cè)器、火災(zāi)報(bào)警控制器和滅火裝置。為保證探測(cè)的準(zhǔn)確性，建議庫(kù)房組合使用感煙、感溫、感光等探測(cè)器或采用復(fù)合式探測(cè)器�；馂�(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備是庫(kù)房的必備設(shè)備，需要自動(dòng)、半自動(dòng)控制滅火設(shè)備的，應(yīng)當(dāng)配備火災(zāi)報(bào)警控制設(shè)備。為保障檔案和檔案工作人員安全，機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房應(yīng)選用以潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧為介質(zhì)的滅火裝置，如以IG541、七氟丙烷、高壓細(xì)水霧為介質(zhì)的滅火裝置等。以干粉、泡沫為介質(zhì)滅火容易在檔案上留存殘留物，不建議在庫(kù)房?jī)?nèi)使用。另外，對(duì)于縣級(jí)或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)，也可以采用以二氧化碳作為介質(zhì)的手提式滅火器。

3.安防設(shè)施設(shè)備

按照安全防護(hù)要求，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。安全防范系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、建設(shè)應(yīng)符合《安全防范工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》(GB 50348—2018)要求。

信息化基礎(chǔ)設(shè)施

機(jī)關(guān)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施包括能夠滿足庫(kù)房現(xiàn)代化管理，以及檔案數(shù)字化、電子文件、電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。其中，庫(kù)房現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施(檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施在后續(xù)解讀中予以介紹)一般包括環(huán)境、消防、安防和檔案實(shí)體智能管理設(shè)施。庫(kù)房現(xiàn)代化管理應(yīng)能實(shí)現(xiàn)上述設(shè)施的集成管

理需要。

1.環(huán)境智能管理設(shè)施

環(huán)境智能管理設(shè)施包括溫濕度自動(dòng)監(jiān)測(cè)調(diào)控設(shè)施、庫(kù)房漏水自動(dòng)檢測(cè)報(bào)警設(shè)施、通風(fēng)換氣自動(dòng)控制設(shè)施和照明、電源自動(dòng)控制設(shè)施等�；咀龇ㄊ牵和ㄟ^(guò)智能控制器對(duì)空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器、通風(fēng)換氣設(shè)備以及電路等進(jìn)行調(diào)控，實(shí)現(xiàn)溫濕度、通風(fēng)換氣和電源、燈光啟閉的自動(dòng)控制。

2.消防智能管理設(shè)施

消防智能管理設(shè)施主要由智能控制器、火災(zāi)探測(cè)器、電話語(yǔ)音模塊、聲光報(bào)警器和滅火裝置等組成�；咀龇ㄊ牵涸趲�(kù)房?jī)?nèi)安裝不同數(shù)量的感煙、感溫等探測(cè)器，在庫(kù)房外或其他便于監(jiān)視的場(chǎng)所安裝聲光報(bào)警器�；鹎槌霈F(xiàn)時(shí)，發(fā)出聲光報(bào)警并通過(guò)語(yǔ)音等方式通知相關(guān)人員，同時(shí)自動(dòng)或半自動(dòng)啟動(dòng)滅火裝置進(jìn)行滅火。

3.安防智能管理設(shè)施

安防智能管理設(shè)施主要由門禁自動(dòng)控制設(shè)施、防盜報(bào)警自動(dòng)控制設(shè)施、動(dòng)態(tài)視頻自動(dòng)控制設(shè)施組成。基本做法是：通過(guò)系統(tǒng)校驗(yàn)開(kāi)啟大門，并自動(dòng)記錄出入信息，當(dāng)無(wú)授權(quán)檔案或無(wú)權(quán)限人員出入或出現(xiàn)其他警情時(shí)，報(bào)警器發(fā)出報(bào)警并通過(guò)語(yǔ)音等方式通知工作人員，同時(shí)啟動(dòng)與之關(guān)聯(lián)的攝像頭錄像，自動(dòng)形成視頻記錄。

4.檔案實(shí)體智能管理設(shè)施

檔案實(shí)體智能管理設(shè)施由檔案自動(dòng)定位、識(shí)別系統(tǒng)和智能密集架組成。檔案定位、識(shí)別系統(tǒng)一般采用條形碼或射頻(RF)識(shí)別技術(shù)，能夠提高檔案出入庫(kù)效率，保障檔案安全，而且，通過(guò)智能定位功能，實(shí)現(xiàn)檔案位置的精確管理。檔案自動(dòng)定位、識(shí)別系統(tǒng)與智能密集架相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)架體自動(dòng)開(kāi)合和遠(yuǎn)程控制，能夠提高檔案存取效率，減輕檔案工作人員管理負(fù)擔(dān)。