檔案怎么上密集架，怎么在密集架上合理整理檔案

檔案怎么上密集架，需要如何整理密集架上的檔案至關(guān)重要，下面小編詳情絮叨絮叨。　　

檔案整理是指對檔案進(jìn)行分類、編寫、整理、編號、編目、建檔儲存等過程。而檔案員的日常工作就是利用檔案密集架更好的整理好檔案，以備后期的調(diào)閱以及形成一個有序的系統(tǒng)。

　　檔案員檔案整理的文件范圍是：凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有參考保存價值的文件材料。包括收發(fā)文件、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等。在辦理完畢后均須整理保存，并儲存進(jìn)檔案密集架中分類管理，合理利用。

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理，二是以“件”為單位整理，以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。以件為單位的就是獨立的檔案，這些檔案資料都要根據(jù)類型進(jìn)行儲存進(jìn)檔案密集架中，檔案密集架可以大批量分門別類的儲存，形成便捷有效的儲存和調(diào)閱。

　　檔案密集架是如何幫助檔案員的，對于檔案員來說，儲存空間的大小是檔案整理的關(guān)鍵因素。而在用地成本日益高昂的今天，企業(yè)留給檔案室的空間是有限的。而檔案資料卻在以每天海量的增加，所以購置能夠節(jié)約用地和提升儲存量的檔案密集架是非常必要的。

　　檔案密集架使用起來還更加的安全便捷，手動搖動就可以移動一整列的密集架。相應(yīng)的層列可以按照檔案類別來儲存和標(biāo)記，這樣一來調(diào)閱和儲存就更加的方便快捷了。并且檔案密集架的安全性能很高，可以有效的保護(hù)檔案員和檔案資料的安全。

　　檔案密集架一般有六層的高度，架體高度為2.3m左右，通常在存取資料的時候，下面的五層檔案可以比較方便地抽取。如果檔案排放較密較緊，那么存取的時候還是比較麻煩的，費時費力。 在存放文件及物品時，應(yīng)該從下依次往上放，均勻放置在隔板上。讓密集架層板均勻承重，受力平衡，以免出現(xiàn)側(cè)翻等意外情況。因此在使用密集架的時候可以將上面的資料擺放的較為寬松一點，從而能在拿資料的時候方便一點。

　　大多數(shù)的檔案管理員都會先將資料存放進(jìn)檔案盒中，然后再擺放到密集架上，但是每個檔案盒外形都是一樣的，我們在存取資料的時候容易認(rèn)錯這該怎么解決呢?

　　其實我們可以在每個檔案盒上進(jìn)行標(biāo)記字母和數(shù)字，這表示檔案盒的位置。我們可以將字母作為層數(shù)的標(biāo)記，以數(shù)字作為列的位置。這樣就可以準(zhǔn)確的找到資料的位置了。

　　在整理檔案盒的時候，檔案管理員一般會將檔案盒對齊整理，這樣看起來整齊美觀，但卻不是很容易就能做好。我們再存防資料的時候，可以留一個檔案盒作為取齊板，雙手平握，與架體檔案垂直，然后用這盒檔案輕輕將資料盒進(jìn)行平移，多推幾遍就可以讓整列資料盒變得整整齊齊了。